こんにちは雪駄です。
自分は形から入る男です。
形から入ることはとても重要だと実感しています。
何かを始める時も、いい道具を揃えたりしてから始めます。
例えば、スノーボードやバンドを組んだ時、かっこいいボードやベースを買ってテンションを上げた上で練習に励んだものです。
一人暮らしを始める時も、オシャレな家具を買い揃えて「自分の城」を築き上げてしまうことで、「帰りたい家」を作り出しました。
結果、そのオシャレ環境を維持しようと、掃除や洗濯などの家事もはかどりました。
仕事も同じで、仕事をする「環境」を最高の状態にすることで、サクサクはかどるようになります。
書類が山積みだったり、散らかっている机の上で仕事をしたいと思いますか？
そこで今回は、経理で事務仕事歴１０年を超える雪駄が、少しずつ編み出した時短術をお届けします。
経理部は利益（売上）を生み出さない部門（≠プロフィットセンター）なので、「費用」について責任を持ちます（＝コストセンター）。
そして経理部における経営資源は「時間」です。
「いかに短時間で最大の成果を出せるか」が、経理部における生産性向上ではないでしょうか。
少しの改善の蓄積が大きな効果を生むと考えます。
これってすごくないですか？
そうなのです！
「ちょっとのこと」が大事なのです！
最初の一歩さえ踏み出せば、あとは自動で時短になります。
そんな簡単な時短術についてあげていきます。
カンタンにできちゃう7つの時短術
小さな改善は簡単にできて、しかも１回やれば永久的に時間が削減でます。
え、そんなこと？と思われるかもしれませんが、案外まわりでやってない人が多いです。
①よく見るページは「お気に入りバー」に追加する
よく見るホームページは、ブラウザ上の「お気に入りバー（ブックマークバー）」に追加しましょう。
ただの「お気に入り（ブックマーク）」ではなく、あくまでもブラウザの上部にリンク先が表示される「お気に入りバー」です。
「ワンクリックでいけること」がポイントです。
余計なクリック数を減らすだけで、だいぶ検索時間が早くなります。
私は社内のアドレス帳やスケジュール管理画面、会社規則集など、社外であれば「費目表」や「国税庁のホームページ」などよく見るので、お気に入りバーに追加しています。
社内電話の番号を調べるのに、いちいち会社のページを開いて、アドレス帳の場所を探して、アドレス帳をクリックして…という時間が無駄です。
ワンクリックでいけちゃえばストレスフリーですよ。②よくかける電話は電話帳登録する
さらに社内の電話機が固定電話でなく携帯であれば、よくかける人を電話帳登録をしておきましょう。
いちいちアドレス帳を探す時間がなくなります。
③よく送るメール定型文はテンプレート登録する
定期的に同じ宛先に同じ件名や内容のメールを送る場合は、メールを「テンプレート」登録しておきましょう。
宛先・件名・本文などをテンプレートとして登録しておけば、毎月同じメールを一から作る必要がなくなります。
前回送ったメールの件名と本文をコピペして、前回のメールを見ながら大量の宛先を選んで、前回のメールと見比べて確認…なんてことしていませんか？
これってかなりの時間を使っています。
テンプレートにしてしまえば、メールの作成が一瞬です。
うちの経理部では、毎月他部門に調査や依頼をする定型業務が多く、宛先も沢山あるため、テンプレート登録はとても役に立っています。
Outlookでのテンプレート作成方法についてはこちら（マイクロソフトのホームページ）
④よく使う単語・文章は辞書（単語）登録する
社内用語など、漢字変換で出てこないワードはPCの「辞書（単語）登録」をしてしまいましょう。
さらによく使う「定型文」も、ひらがな1文字を読みがなにして辞書登録することで、文字を打つ時間を削減できます。
・「よろしくお願いいたします。」
⇨読みがな「よ」で変換されるように登録する
・「いつもお世話になっております。経理部の○○です。」
⇨読みがな「い」で変換されるように登録する
このように、ひらがな1文字を打てば定型文が出るように登録しておくのです。
単語登録は、WindowsでもMacでもできます。
Windows10で辞書登録する方法（appworldさんのページ）
⑤ショートカットキーを使う
環境整備とは異なりますが、「ショートカットキー」は慣れれば最強の時短術です。
ショートカットキーを覚えれば、コピー・ペースト・戻る・保存・印刷など、一つの作業が一瞬でできます。
いちいちマウスでカーソルを行ったり来たりして、時間を浪費していませんか？
ショートカットを覚えれば、マウスの作業と比べ、１回の操作で５秒以上は縮まります。
ショートカットキー一覧［完全版］- パソコン仕事が爆速になるWindows、Office、Googleのキー操作 286選（外部リンク）
⑥マウスはサイドボタンのついているものを使う
ショートカットキーがどうしても覚えられない！という方は、マウスを変えちゃいましょう。
サイドボタンがついているワイヤレスマウスがオススメです。
マウスのサイドにボタンがついており、そのボタンの機能を任意に登録することができます。
私はよく使う「コピー」「ペースト」「戻る」などを登録しています。
（マウスにより、サイドボタンの数は違いますが、最低２個はあります）
これにより、ワンタッチでコピペができるようになりました。
さらに、ワイヤレスだと余計なコードがないことで、机がスッキリしますよ。
【2020年版】ワイヤレスマウスのおすすめ20選。人気モデルをご紹介（外部リンク）
⑦机に不要な書類は置かない。シュレッダー行き受け箱を作る
時短にはデスク周りを綺麗に保つことも重要です。
特に書類が机の上に積み上がっている人を良く見かけますが、書類の山から書類を探す時間、無駄だと思いませんか？
まず、不要な書類は机の上に積まないようにしましょう。
そのために「廃棄（シュレッダー行き）用の受け箱」を作っておきます。
不要だけど捨てられない書類は、「とりあえず机に置いておこう」ではなく、とりあえずその受け箱に入れておき、溜まったら「そのままシュレッダーにズドン！」です。
廃棄用受け箱は机の下に置いています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
一つ一つは簡単で小さいことかもしれませんが、全てを毎日実行して積み重ねれば、人生のかなり大きな時間を生み出すことができるのではないでしょうか。
余計な残業時間を削減し、ゆとりある生活を送りましょう！
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